Numérique

[Replay] Comment sécuriser l’inscription ou la diplomation avec le numérique ?

Par Isabelle Cormaty | le | Equipements et systèmes d'informations

Admissions, scolarité, diplômes… Comment sécuriser les processus administratifs dans les établissements du supérieur grâce au numérique ? Pour esquisser quelques pistes, Campus Matin et son partenaire Verifdiploma ont réuni quatre experts lors d’un webinaire organisé le 2 février dans le cadre de l'événement Think Education et Recherche 2021.

Synthèse et retours d’expérience.

Le numérique, une nécessité pour sécuriser les processus administratifs

Un contexte particulier et porteur pour le numérique

Plusieurs tendances expliquent la place croissante du numérique dans les processus administratifs de l’enseignement supérieur : l’augmentation des effectifs étudiants et donc des inscriptions, l’internationalisation des établissements et enfin la diversité des parcours. Tel est le constat dressé par Rafael Melinon, directeur général adjoint commerce et marketing chez Verifdiploma.

Rafael Melinon est directeur général adjoint commerce et marketing chez Verifdiploma. - © D.R.
Rafael Melinon est directeur général adjoint commerce et marketing chez Verifdiploma. - © D.R.

« Il y a une forte augmentation du nombre d’étudiants entrant dans le supérieur, les chiffres du ministère de l’enseignement supérieur montrent une multiplication par huit des inscriptions en 50 ans. Avec la mondialisation, il y a également un tendance à l’augmentation de la mobilité internationale », souligne Rafael Melinon.

À l’exception de la parenthèse actuelle due à la crise sanitaire, la France se place en effet en 5e position des pays qui accueillent le plus d'étudiants étrangers en mobilité.

5,3 millions d’étudiants ont suivi une formation diplômante après avoir traversé une frontière en 2017, soit une augmentation de +71 % en dix ans, d’après les données de Campus France.

À cela s’ajoute « une diversification des parcours très importante, à l’international ou en France. Avec des systèmes éducatifs spécifiques et divers en fonction des établissements », complète Elizabeth Zamorano, responsable opérations France et International chez Verifdiploma.

Nombre d'étudiants effectuent par exemple des doubles cursus, des admissions parallèles ou des programmes conjoints pour accroitre leurs chances d’insertion professionnelle, ce qui peut compliquer la vérification des diplômes, ou tout du moins la rendre chronophage.

« Ce n'était plus possible de tout faire à la main »

Muriel Grandjean est head of admissions department à l’ESCP. - © D.R.
Muriel Grandjean est head of admissions department à l’ESCP. - © D.R.

Cas d'école : l’exemple d'ESCP business school. « Jusqu'à présent, on demandait à voir les diplômes originaux car on sait très bien que les scans peuvent être falsifiés. Imaginez la file d’étudiants devant le bureau à la rentrée ! Ce n'était pas toujours simple pour les étudiants internationaux notammentAu moindre doute, on appelait les universités ce qui demandait un travail de fourmi, raconte Muriel Grandjean, responsable du département admissions de l'école de management. On a des effectifs qui grossissent, ce n'était plus possible de tout faire à la main ! »

S’assurer d’un service de qualité et efficace

De fait, dans ce contexte faisant du numérique un passage obligé, la sécurisation des processus concourt à trois objectifs principaux :

  • se prémunir de la fraude ;
  • maintenir un haut niveau d’exigence dans son recrutement ;
  • disposer d’une solution efficace et rapide.

En 2019, Verifdiploma a ainsi constaté un pourcentage de 6 % de faux diplômes chez l’ensemble de ses clients recruteurs, toutes filières et niveaux de diplômes confondus. « Même un candidat informé qui remplit une autorisation de vérification peut fournir un faux document », martèle Rafael Melinon.

« Cela peut aller de la modification d’un diplôme sur Photoshop à l’achat d’un faux diplôme pour quelques dizaines voire quelques centaines d’euros. Cela nécessite donc d’aller à la source pour s’assurer de la véracité de l’information sans se baser uniquement sur le diplôme papier », avance-t-il.

Elizabeth Zamorano qualifie même certains établissements étrangers de « moulins à diplômes » et explique la difficulté pour les établissements de s’en prémunir seuls : 

« À l’international, les crédits ne sont pas les mêmes car les pays ne sont pas accordés. Les établissements veulent avoir une vérification rapide et sûre à 100 % pour éviter qu’un étudiant puisse s’inscrire [avec un faux diplôme] puis obtenir un diplôme d’un grand établissement. En plus des outils qui vont fluidifier et faciliter le travail des services de scolarité, ce qui est important c’est d’avoir un process assurance qualité qui est une valeur ajoutée de Verifdiploma. »

De nombreux garde-fous pour fiabiliser les opérations

Des systèmes qui respectent la RGPD

La protection des données fait partie des enjeux inhérents aux systèmes d’information numériques. Verifdiploma via les établissements demande aux étudiants l’autorisation de procéder à des contrôles. Cela les assure de respecter la réglementation générale sur la protection des données (RGPD) instaurée par l’Union Européenne.

Passer par un tiers de confiance pour gagner en compréhension

Face à cette nouvelle donne, les sociétés de vérification de diplômes mettent en avant une valeur cardinale : la confiance déléguée par les recruteurs ou les établissements. 

« Sur un seul et même CV, il va falloir opérer une vérification auprès d’un service de scolarité, d’un ministère, d’un établissement. D’où la nécessité d’un tiers de confiance pour canaliser les demandes et valider chaque source au nom des établissements partenaires. C’est la même chose pour les recruteurs qui ne sont pas censés connaître tous les processus », affirme Rafael Melinon.

« En plus des outils qui vont fluidifier et faciliter le travail des services de scolarité, ce qui est important c’est d’avoir un process assurance qualité qui est une valeur ajoutée de notre société », complète Elizabeth Zamorano.

Elizabeth Zamorano est responsable opérations France et International chez Verifdiploma. - © D.R.
Elizabeth Zamorano est responsable opérations France et International chez Verifdiploma. - © D.R.

Car la sécurisation des processus administratifs va bien au-delà de la simple vérification de la diplomation. « Si le diplôme n’est pas considéré comme valide, on va voir s’il n’y a pas un problème de date de naissance, d’inversion de noms, avance-t-elle. En ce moment avec le covid, beaucoup de jurys de diplômes sont décalés. On va chercher si le jury a eu lieu, si l’étudiant attend de recevoir son diplôme… »

« La vérification est indissociable de la compréhension du parcours : est-ce que l'établissement est reconnu dans son pays ? Est-ce que la formation est accréditée et correspond à mes prérequis ? », énumère le directeur général adjoint commerce et marketing de Verifdiploma.

Penser de manière globale voire aller encore plus loin

De cette nécessité de vérifier le diplôme et d’en comprendre tout le processus de délivrance découle un impératif : penser les solutions numériques de manière globale sans se limiter à une seule action. Certains établissements vont encore plus loin que la vérification des diplômes antérieurs en contrôlant d’autres éléments de la scolarité.

« Nous essayons de rester une école d’excellence avec un recrutement exigeant. L’année prochaine, nous demanderons à Verifdiploma de vérifier les moyennes que nous communiquent les étudiants car la sélection se fait aussi sur les moyennes obtenues », détaille Muriel Grandjean.

L’ESCP effectuera ce contrôle sur une petite promotion d'étudiants pour cette première.

Quid de la blockchain : une problématique complémentaire ?

La blockchain se définit comme une technologie qui permet de stocker et transmettre des informations de manière transparente, sécurisée et sans organe central de contrôle. Plusieurs établissements du supérieur l’utilisent déjà pour certifier leurs diplômes.

« On est en train de le mettre en place. Les étudiants pourront ajouter le lien de leur diplôme sur Linkedin pour que les recruteurs puissent vérifier le diplôme. Cela paraît indispensable à l’heure actuelle », assure Muriel Grandjean de l’ESCP.

Les experts de Verifdiploma ont eux un avis plus nuancé sur la question. Car la blockchain ne répond pas à toutes les demandes des usagers. « Il ne faut pas se tromper de cible en mettant en place ce type de projet, avertit Rafael Melinon. Vous répondez aux besoins de l’étudiant en lui transmettant des documents dématérialisés. En revanche, les établissements qui ont mis en place la blockchain depuis deux ans ont vu croitre les demandes de vérification provenant des recruteurs. Ces derniers ont toujours besoin d’un tiers de confiance et ne sont pas toujours en mesure d’appréhender toutes les technologies utilisées par les établissements ».

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