[Replay] Les clés pour piloter et accélérer la transformation digitale dans l’enseignement supérieur
La transformation permanente doit aujourd’hui faire partie de l’ADN de tous les établissements du supérieur. L’enjeu : optimiser l’accompagnement qualitatif proposé à leurs enseignants et leurs étudiants et préparer au mieux ces derniers aux défis de demain. Les technologies numériques font partie des leviers essentiels à cette mutation. Un sujet au cœur du webinaire organisé par Campus Matin et Salesforce, le 27 septembre 2022.
Cycle : Campus Matin
Ces dernières années, le changement a accéléré dans tout le supérieur. « Les établissements viennent vers nous aujourd’hui non plus pour seulement digitaliser leur fonctionnement, mais pour transformer l’expérience de leurs étudiants et de leurs collaborateurs, en faisant du numérique une partie intégrante de leurs services », constate Maëlle Lavenant, responsable marketing chez Salesforce.
« Cette transformation revêt deux enjeux majeurs : nous adapter à l’environnement que rencontreront nos étudiants dans les années à venir et rester dans la course par rapport à nos compétiteurs », poursuit Olivier Lamirault, directeur de l’innovation et des technologies éducatives à l’EM Normandie.
Pour les équipes IT du sup', des missions et des compétences élargies
Les équipes IT sont en première ligne pour répondre aux nouveaux enjeux des établissements du supérieur.
De nouvelles contraintes
Avoir une vision prospective à moyen terme : l’EMLyon a lancé un projet sur trois ans visant à repenser de A à Z ses systèmes d’information (SI) pour améliorer sa pédagogie.
« Si on pense le SI avec les informations de 2022 on sera toujours en retard. C’est pourquoi nous adoptons un horizon de vision calé sur les cycles économiques, à savoir de cinq ans », note Jean-Charles Cléments, directeur des programmes exécutive master à l’EMLyon.
Ajustement non-stop et faculté de résilience
« Nous sommes bousculés tous les jours par la technologie, ce qui nous oblige à être dans des flux permanents de pilotage de nos projets, décrit Olivier Lamirault. Nos équipes doivent composer en permanence avec l’environnement extérieur et avec toutes les parties prenantes. Il n’y a plus de cahier des charges figé dans le marbre, on est dans de l’ajustement continu. »
Allier rapidité d’action et planification
« Dans un monde où tout change très vite, il faut être agile, mais en même temps arriver à planifier, pour pouvoir continuer à accompagner l’ensemble des départements et métiers, souligne Miguel Membrado, CIO d’ETS Global. Par exemple, on peut construire un plan digital stratégique à deux ans et demi - trois ans, mais une roadmap opérationnelle à un an. »
Des ambitions plus larges, grâce à la technologie
« Les projets sont plus complexes qu’avant, du fait que l’on travaille sur de très grands volumes d’étudiants et sur des organisations de plus en plus vastes. Mais en même temps, les organisations plus agiles nous permettent de tenir des délais plus rapides et de rendre un service plus personnalisé à tous », apprécie Olivier Lamirault.
Quel leadership et quelle organisation des équipes pour la transformation numérique ?
Piloter la transformation exige un changement de paradigme, avec une organisation en mode projet et non plus verticale.
Un bouleversement des lignes hiérarchiques
Ce n’est plus forcément le DSI qui pilote les projets, mais un groupe projet, associant toutes les parties prenantes. « La DG n’étant mobilisée que pour faire des retours sur l’avancée du projet ou en cas de points bloquants », pointe Olivier Lamirault.
Un modèle d’autonomie des équipes mis en place avec succès à l’EMLyon. « On fonctionne avec un comité d’évaluation qui arbitre sur les différents projets, et jusqu’à présent nous n’avons jamais eu besoin d’un arbitrage de la DG », témoigne Jean-Charles Cléments. « C’est de ce co-management de la SI avec les départements et les métiers que sortent les meilleures expériences », ajoute Miguel Membrado.
Des équipes projets pluridisciplinaires
« Les projets qui réussissent le mieux ont des équipes hybrides, avec des profils informatiques, technologiques, métiers… Cela permet une plus grande compréhension et une empathie mutuelle », estime Maëlle Lavenant. Jean-Charles Cléments illustre : « Je travaille en binôme, en tant qu’enseignant, avec un autre profil métier, un informaticien. Sur un même problème, nous apportons deux regards croisés, ce qui est beaucoup plus enrichissant et efficace. »
Comment promouvoir l’innovation et favoriser la collaboration au sein des organisations ?
La nécessaire acculturation de tous passe rime avec patience, bienveillance et pédagogie.
Accompagner pour acculturer en douceur à la technologie
Parce que tous les membres d’une organisation ne sont pas égaux devant l’utilisation des outils numériques, « toute transformation digitale est un investissement dans l’humain », relève Maëlle Lavenant. Prendre le temps de l’écoute et de l’explication est indispensable pour affronter de vrais chocs de culture entre les « early users » et les plus réfractaires. « Des freins qui peuvent être non dépassables en l’absence d’une vraie relation humaine d’accompagnement, pour démontrer le vrai bénéfice et enlever les peurs », décrypte Miguel Membrado.
Promouvoir une culture de la transparence
Des process opaques peuvent freiner, voire bloquer un projet. « Il faut être très attentifs à faire circuler l’information, au sein du projet, mais aussi dans les hiérarchies et parfois entre les départements », évoque Miguel Membrado. Maëlle Lavenant abonde : « Cette communication ouverte va aussi permettre d’apprendre au fil du temps et d’ajuster l’aiguillage. »
Les quatre leviers de la réussite de la transformation digitale
• Avoir la bonne infrastructure. Exemple : le cloud est plus sécure et agile que le stockage en local.
• Ne plus penser en termes de développement de produit, mais de plateformes qui permettent à tous d’interagir et qui apportent de la valeur ajoutée.
• S’attaquer à la transformation organisationnelle passe par celle des process : enlever tous les silos pour permettre à tous de mieux travailler.
• Transformer son business. « On peut aujourd’hui démultiplier son nombre d’étudiants, avec une offre hybride ou des sessions en auto-apprentissage. Il faut aussi repenser la façon dont on vend ces services », précise Miguel Membrado.