Fermeture des campus, permanence téléphonique… quelle organisation des établissements pour l'été ?
Par Isabelle Cormaty | Le | Expérience étudiante
Pendant la fermeture des campus début août, l’activité des établissements du supérieur ralentit fortement, mais ne s’arrête pas pour autant. Pour assurer la continuité des services, des écoles organisent des permanences par mail et par téléphone pour répondre aux urgences administratives et aux interrogations des étudiants.
La plupart des écoles et universités ferment leurs portes au cours de la première quinzaine d’août. Et certains assurent un service minimum pour répondre aux étudiants et gérer les urgences.
Exemple à l'école d’ingénieurs spécialisée dans l’aéronautique Isae-Supaero à Toulouse et au Pôle Léonard de Vinci, un ensemble d'établissements installés à la Défense à Paris et qui regroupe une école d’ingénieurs, une école de management, une école multimédia.
Une permanence à distance pour dépanner les étudiants
À l’Institut supérieur de l’aéronautique et de l’espace, le campus ferme ses portes du 5 au 15 août. Durant cette période, les personnels sont en congés imposés, mais une permanence est assurée par mail et par téléphone par une personne en télétravail.
« Pendant les deux mois d'été, nous recrutons aussi un saisonnier qui apporte du soutien aux étudiants. Après le 15 août, les personnels reprennent progressivement. Nous avons des rentrées programmées assez tôt, la première se déroule le 18 août pour une promotion à petit effectif », commence la directrice adjointe de la direction des formations ingénieurs, Hélène Billy.
Le Pôle Léonard de Vinci ferme aussi ses portes durant la première quinzaine d’août. « Nous prévenons les étudiants et les nouveaux inscrits en avance. Nous veillons à ce qu’il y ait au moins une personne dans chaque service jusqu'à la fermeture du campus et dès le premier jour de réouverture », assure Emmy Youbi, directrice promotion, concours et admission du pôle.
Assurer les urgences administratives
« La personne de permanence gère des demandes qui concernent principalement les inscriptions, les conventions de stage ou les éventuels soucis informatiques de connexion sur la plateforme, détaille Hélène Billy. L’idée est vraiment de dépanner les étudiants ! »
Durant cette période de faible activité, les écoles s’occupent aussi de la finalisation des contrats d’alternance ou d’apprentissage, comme à l’Isae-Supaero qui compte une trentaine d’apprentis par promotion.
« Tous les contrats d’apprentissage ne sont pas encore en place du point de vue administratif fin juillet. C’est une période pendant laquelle se concrétisent les contrats, donc nous devons assurer une permanence pour répondre aux élèves qui trouvent une entreprise d’accueil », explique la directrice adjointe de la direction des formations ingénieurs.
Au Pôle Léonard de Vinci, toutes les procédures sont dématérialisées. Un élément qui facilite la finalisation des inscriptions, conventions de stage ou contrats d’alternance d’après Emmy Youbi. « Les étudiants peuvent déposer des documents sur leur espace personnel et n’ont pas besoin de venir physiquement sur le campus pour signer un contrat d’alternance. Les équipes de permanence traitent ensuite leurs demandes en fonction de l’urgence », précise-t-elle.
Répondre aux 1001 questions des étudiants
Au-delà de la résolution des problèmes administratifs urgents, les établissements répondent à des demandes très diverses sur la rentrée, la formation, le logement, les visas… À l’école d’ingénieurs du pôle Léonard de Vinci par exemple, les étudiants de classes préparatoires obtiennent leurs résultats le 25 juillet. « Dans les jours qui suivent les résultats, les admis ont toujours beaucoup de questions », illustre Emmy Youbi.
« Certains étudiants souhaitent aussi savoir s’il reste de la place dans nos formations. Fin août, nous avons encore des sessions de recrutement sur certaines voies d’admission. Les services répondent donc aux candidats qui n’ont pas encore passé leurs oraux », complète-t-elle.
« La majorité des demandes viennent d’étudiants déjà admis qui ont des interrogations sur le logement ou les visas pour les étudiants internationaux », constate la directrice promotion, concours et admissions du Pôle Léonard de Vinci.
Dans l’équipe qui assure la permanence figurent ainsi quelques personnes bilingues s’occupant des admissions internationales.
Un service apprécié des étudiants et des parents
Ce système de permanence téléphonique et par mail qui mobilise peu de personnels existe depuis de nombreuses années dans les deux établissements. Il fait partie pour les écoles d’un service offert aux étudiants ou futurs candidats.
« L’activité est réduite durant la quinzaine d’août, mais nous nous devons d’assurer un service de qualité. Nous formons en amont les équipes pour qu’elles puissent répondre à la diversité des questions. Cette permanence indispensable est très appréciée par les étudiants et les parents », souligne d’ailleurs Emmy Youbi du Pôle Lénord de Vinci.