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[Avis d’expert] Signature électronique : « L’avenir n’est plus aux documents qui voyagent »

Par Gilbert Azoulay | le | Contenu sponsorisé - Equipements et systèmes d'informations

A l’heure où les organisations se transforment rapidement pour améliorer l’expérience apprenante, nombreuses sont celles qui doivent aussi repenser leurs process administratifs. La signature électronique est à cet égard une évolution majeure pour gagner en efficacité.

Pour Campus Matin, Edouard Manche, en charge de l’éducation chez HelloSign, une société Dropbox, et Sébastien Dhérines, Président-fondateur de l’École Hexagone reviennent sur ses avantages.

[Avis d’expert] Signature électronique : « L’avenir n’est plus aux documents qui voyagent »
[Avis d’expert] Signature électronique : « L’avenir n’est plus aux documents qui voyagent »

La signature électronique permet de « valider, arbitrer et décider de manière beaucoup plus fluide » estime Edouard Manche
La signature électronique permet de « valider, arbitrer et décider de manière beaucoup plus fluide » estime Edouard Manche - © Hello Sign

« Face à la crise que nous avons connue, les établissements ont fait beaucoup d’efforts pour développer et renforcer l’expérience apprenante. Mais aujourd’hui on se rend compte que les process administratifs ont été quelque peu délaissés. Et dans un contexte de confinement beaucoup d’institutions se sont vite retrouvées sclérosées », commente Édouard Manche, en charge de l’éducation chez HelloSign, une société Dropbox.

« Parmi tous les changements nécessaires, l’évolution vers la signature électronique répond avec une grande précision aux nouveaux enjeux en facilitant la vie de tous les acteurs qui peuvent valider, arbitrer et décider de manière beaucoup plus fluide. Nous l’avons constaté dans tous les pays où nous sommes implantés ».

Réduire drastiquement les étapes de validation

Risque d’erreurs, perte de temps, coûts élevés : la culture du papier coûte très cher aux établissements qui doivent chaque année archiver des monceaux de documents, après un cheminement souvent laborieux au sein des services et départements concernés.

Est-il besoin de rappeler que les élèves génèrent une grande quantité de transactions qui nécessitent de nombreuses étapes de validation ? Réduire ces étapes avec la signature électronique représente un gain immense. « Sachant que les outils existent et sont très faciles à déployer », ajoute Édouard Manche.

« Consacrer son énergie à sa véritable mission »

Dans les universités comme dans les écoles, chaque individu génère 5 à 10 documents qu’il faut valider avec une - voire plusieurs - personne(s). « En analysant précisément les différentes étapes qui mobilisent un paraphe, on se rend vite compte que l’on peut gagner du temps et du coup consacrer son énergie à sa véritable mission d’accompagnement et de formation des jeunes », complète Sébastien Dhérines, président fondateur de l’École Hexagone

Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée

Un phénomène que ce dernier a pris en compte dès le début. « En lançant notre formation en ingénierie il y a quelques mois, nous voulions réduire au maximum la phase papier en dématérialisant toutes les opérations pour nos étudiants en alternance ou en stage. L’objectif était de gagner en vélocité, en efficacité et de supprimer les tâches à faible valeur ajoutée comme les photocopies ou l’archivage. L’avenir n’est plus aux documents qui voyagent », indique Sébastien Dhérines.

En moyenne, chaque personnel universitaire génère 5 à 10 documents qui doivent être validés
En moyenne, chaque personnel universitaire génère 5 à 10 documents qui doivent être validés - © HelloSign

Une digitalisation des opérations qui permet la collecte de datas

Il n’y a pas de limites, qu’il s’agisse des inscriptions, de la contractualisation des intervenants ou des enseignants, mais aussi des actions comptables et financières. « Si le travail entre la DSI et les équipes métiers est pensé en amont, le système dans son ensemble gagne en efficacité et en pertinence, car toutes les opérations digitalisées constituent autant de datas collectées pour améliorer l’ensemble ».

À l’heure de la confiance numérique, où les diplômes sont certifiés via la Blockchain et que la sécurité du cloud semble assurée, la signature électronique peut se généraliser sans limites… et désormais sans risque.

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