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Arpentez avec nous les dédales du Centre technique du livre de l’enseignement supérieur !

Par Enora Abry | le | Relations extérieures

Les bibliothèques de l’enseignement supérieur d’Île-de-France sont pleines à craquer… Que faire des ouvrages qui ne peuvent être gardés dans le bâtiment ? Où stocker les livres pendant une rénovation ou un déménagement ? Les conserver tout en les rendant accessibles à leur propriétaire : telle est la mission du Centre technique du livre de l’enseignement supérieur. Campus Matin s’est rendu sur place et vous explique son fonctionnement. Suivez le guide.

 Campus Matin s’est rendu à Bussy Saint Georges sur le site que le CTLes partage avec la BNF - © Laurent Hédoin
Campus Matin s’est rendu à Bussy Saint Georges sur le site que le CTLes partage avec la BNF - © Laurent Hédoin

En 1996 a été créé le Centre technique du livre de l’enseignement supérieur (CTLes), un établissement public administratif sous tutelle du ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation. Son but : proposer aux bibliothèques de l’enseignement supérieur d’Île-de-France un service de stockage et de communication pour les collections qu’elles ne peuvent héberger, par manque de place ou à cause d’un sinistre.

Campus Matin s’est rendu à Bussy-Saint-Georges, en Seine-et-Marne, sur le site que le CTLes partage avec le Centre technique de la Bibliothèque nationale de France.

Le CTLes en quelques chiffres

Le CTLes est composé de deux bâtiments, reliés par une passerelle. Le premier, datant de sa création, peut héberger jusqu’à 75 km linéaires de collections. Un espace qui est aujourd’hui rempli. Voilà pourquoi en 2016, un deuxième bâtiment a été construit, composé de deux ailes pouvant, en théorie, chacune contenir 55 km linéaires d’ouvrages.

Pour le moment cependant, seule l’aile A est équipée, ce qui porte la capacité effective du bâtiment à 130 km linéaire. Aujourd’hui, 113 km sont occupés, qui équivalent à un stock appartenant à une cinquantaine de bibliothèques selon le rapport d’activité 2021 du CTLes.

Les collections conservées se retrouvent ici pour trois types de raison :

  • Le stockage provisoire  : en cas de déménagement ou de sinistre ;
  • Le dépôt : en cas de manque de place sur le long terme, les bibliothèques occupent des espaces au sein du CTLes en restant propriétaire de leurs collections.
  • La cession : les bibliothèques cèdent au CTLes des collections qui sont alors intégrées au catalogue.

Ces deux premiers statuts fonctionnent sur un système de location coûtant entre cinq euros et neuf euros par mètre linéaire par an pour les établissements publics et entre dix euros et quinze euros pour les établissements privés.

Cependant, le CTLes ne fait pas que conserver ces ouvrages, il permet également leur communication sur demande des établissements, sauf en cas de stockage provisoire. En moyenne, 20 000 transactions sont assurées par an.

Le petit chemin du livre

Étape 1 : acheminement

La salle de transfert est la toute première salle qui accueille le livre - © Enora Abry
La salle de transfert est la toute première salle qui accueille le livre - © Enora Abry

Quand une bibliothèque de l’enseignement supérieur d'Île-de-France manque de place pour conserver tous ses ouvrages, celle-ci peut faire appel au CTLes pour en délocaliser une partie. Pour assurer le transfert, le CTLes fait appel à un transporteur qui réalise le déménagement.

Les documents arrivent alors dans la salle des transferts de collection, où environ 120 mètres linéaires d’ouvrages passent chaque semaine.

Étape 2 : traitement

Une fois sur place, chaque document est dépoussiéré sur les six faces grâce à un aspirateur à filtre universel qui évite que la poussière ne se rediffuse dans l’air. « Ce dispositif permet notamment d’éviter les moisissures », explique Camille Rebours, directrice adjointe du CTLes.

Le livre est placé dans un conteneur et les conteneurs sont assemblés sur palettes - © Enora Abry
Le livre est placé dans un conteneur et les conteneurs sont assemblés sur palettes - © Enora Abry

Ensuite, les collections sont rangées dans des conteneurs sur lesquelles sont collées des étiquettes descriptives. Ces conteneurs disposés sur des palettes peuvent alors être emportés à l’étage supérieur pour le traitement informatique.

Dans cette autre salle, les collections vont être décrites dans le système d’information de l'établissement qui génère un code-barre qui est ensuite accolé sur chaque conteneur. S’il s’agit de collections en cessions, celles-ci sont également relocalisées dans la section propre au CTLes dans le système universitaire de documentation (Sudoc). Elles sont alors prêtes à être rangées.

Étape 3 : rangement

À ce stade de la chaîne, la palette peut trouver sa place à divers endroits en fonction de l’espace disponible et de la logique des collections. Ces lieux de rangement sont nommés « magasins », et il y en a de plusieurs sortes. En premier : les magasins classiques, des salles équipées d'étagères, puis…

Étape 4 : communication

Les livres en cession ou en dépôt restent accessibles aux bibliothèques propriétaires. Pour les prêts tout se passe dans le bureau de la communication qui reçoit les demandes par mail et en tire des bordereaux contenant les codes-barres.

Les ouvrages sont prélevés et mis dans des cartons au nom du destinataire avant d'être envoyés par une navette assurée quotidiennement du lundi au vendredi effectuant le trajet de Bussy-Saint-Georges à Paris. Les quelques bibliothèques domiciliées hors Paris se servent quant à elle du réseau postal. Pour toute demande effectuée avant midi, le livre arrive sous 24 heures.

Qui travaille au CTLes ?

Sur une trentaine d’employés, une quinzaine travaillent au traitement des collections qu’il soit informatique ou matériel, une petite dizaine à la communication et la valorisation des collections tandis que les autres sont affiliés au pôle administratif ou à la direction.

« Les agents du CTLes peuvent être issus de trois filières de la fonction publique : bibliothèques, ingénieurs et personnels techniques de recherche et de formation (ITRF) et filière administrative. Travailler au CTLes demande des compétences diverses, qu’elles soient informatiques, logistiques ou autres. Rien que pour pouvoir manœuvrer la nacelle - ce qui est absolument nécessaire pour aller chercher les documents dans les magasins de grande hauteur - il faut avoir une accréditation », fait remarquer Camille Rebours.

Le CTLes : un coordinateur des initiatives

Les plans de conservation partagée

En 2004, le CTLes s’associe à la bibliothèque interuniversitaire de santé de Paris afin d’établir un Plan de conservation partagée (PCP) des revues de médecine et d’ontologie. Dès 2012, le CTLes crée un service dédié aux PCP des périodiques. À partir de 2014, par décret, le CTLes devient officiellement un opérateur national en matière de mutualisation des collections, notamment à travers les PCP.

La bibliothèque interuniversitaire de santé de Paris est à l’origine du premier PCP, datant de 2004 - © D.R.
La bibliothèque interuniversitaire de santé de Paris est à l’origine du premier PCP, datant de 2004 - © D.R.

Mais alors en quoi consiste le PCP ? Le but est de garantir le signalement et la conservation des périodiques scientifiques imprimés dans une discipline. À cette fin, une bibliothèque se désignera « pilote » dans un domaine correspondant à sa spécialisation (santé, art du spectacle…).

Dès lors, elle s’associera avec d’autres bibliothèques possédant des collections intéressantes sur ce même thème. Ensemble, elles décident des titres à préserver et chacune devient alors « pôle de conservation » d’une ou plusieurs collections. 

« Notre rôle, c’est d’apporter une expertise méthodologique et d’aider les pilotes à mettre ces plans en place, à faire leur corpus. On leur met à disposition des outils pour visualiser l’état des collections dans les différents établissements, une base pour signaler leurs mouvements », explique Estelle Flahou, travaillant au service de la conservation partagée.

À ce jour, le CTLes coordonne 16 PCP rassemblant environ 200 bibliothèques sur des thèmes divers : philosophie, psychologie, droit, et même Europe balkanique, centrale et orientale…

Un autre point positif de ces plans : ils permettent de gagner de la place. En effet, en localisant les collections et en les partageant, les doublons peuvent être évités. Par exemple, le PCP des périodiques de médecine a permis de « désherber » plus de trois kilomètres linéaires depuis sa création. Cela s’accentue avec le passage au numérique.

« Par exemple, les PCP physique et chimie ont désherbé une bonne partie de leurs collections puisque la plupart sont directement disponibles en format numérique », indique Estelle Flahou.

Un travail en réseau

Bien qu’il soit à ce jour le seul centre technique du livre de l’enseignement supérieur en France, le CTLes ne travaille pas seul. Il fait partie de la European print initiatives collaboration* (Epico), un groupe de travail européen créé à la fin des années 1990 pour réfléchir aux problématiques liées à la conservation des livres : valorisation des collections, facilitation des prêts transfrontaliers, etc. À ce jour, il regroupe 11 institutions européennes. Parmi elles, la Bibliothèque nationale de France, la British Library, et la Bibliothèque nationale de Norvège.  

« L’Epico organise des conférences, des journées d’étude afin de discuter de nos problématiques. Celles-ci portent souvent sur des questions de construction des centres. Cela nous permet d’échanger de bonnes pratiques », précise Camille Rebours.

Quel bilan pour le CTLes ?

Un rapport de la Cour des comptes de juillet 2020 affirmait que la conservation des livres de l’enseignement supérieur à l’échelle nationale n’était pas efficace à cause de trop nombreuses initiatives à niveau local et d’un manque de coordination.

La directrice adjointe du CTLes réagit à ces conclusions : « Les PCP ont permis de faire progresser le signalement des périodiques, en s’appuyant sur le Sudoc. Ce signalement collectif est déjà un réel progrès. » 

Cependant des avancées sont encore possibles. « Concernant l’activité du CTLes à l’avenir, il semble évident que les besoins demeurent pour les bibliothèques franciliennes dont les demandes de stockage ne faiblissent pas, ajoute-t-elle. Afin d’aller plus loin dans la mutualisation des collections, nous encourageons les bibliothèques à nous céder les documents plutôt que de les déposer au CTLes, ce qui permet de les dédoublonner et de rationaliser le stockage. »

Elle poursuit : « Il arrive également que des bibliothèques hors Île-de-France s’adressent à nous, mais nous ne sommes pas en mesure de répondre à leurs demandes par manque d’espaces et d’effectifs. »

*En français : Collaboration des initiatives européennes d’impression.

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