Odyssée en orbite : vers un système plus fluide pour le recrutement des enseignants-chercheurs

Le portail Galaxie est utilisé pour le recrutement des enseignants-chercheurs, des enseignants du second degré détachés dans le supérieur et des vacataires. Et aussi pour les procédures de qualification et d’avancement de grade, les demandes de congés pour recherches et conversions thématiques ou encore le régime indemnitaire des personnels enseignants et chercheurs, dit Ripec. Un site vieillissant en cours de remplacement par la plateforme Odyssée, lancée en octobre 2024.

Carine Camedescasse, cheffe de la mission de la maîtrise d’ouvrage des systèmes d’information des ressources humaines de l’ESR à la direction générale des RH du ministère répond aux questions de Campus Matin.

Odyssée : quelle complémentarité avec Galaxie ?

Carine Camedescasse : Galaxie, le système informatique (SI) historique du recrutement et de la progression de carrière des personnels enseignants de l’ESR, remonte au début des années 2000. D’où un socle technique vieillissant, qui commençait à montrer des signes d’obsolescence. Odyssée, lancé en 2021, est un véritable projet de refonte de Galaxie, qui nous offrait aussi l’opportunité de repenser, moderniser et rationaliser les processus.

Quel rythme prévu de migration des différentes fonctionnalités de Galaxie ?

Odyssée est un projet de longue haleine, visant à l’intégration progressive de la quinzaine d’applications qui recouvrait l’ensemble des fonctionnalités de Galaxie. Sa mise en place devrait s’étendre a minima jusqu’en 2029. La plateforme a été lancée en octobre 2024 pour la procédure de qualification, puis ouverte, début 2025, pour le recrutement des enseignants-chercheurs. Notre feuille de route prévoit pour le moment la migration d’une application par an.

Par qui et comment est gérée la plateforme ?

Le volet développement technique est assuré par un prestataire, Atos-TLTI. En interne, nous prenons en charge définition, écriture et tests des fonctionnalités. Dans la mission, six personnes travaillent à la fois sur Odyssée et sur le maintien en compétences opérationnelles de Galaxie.

Au total, l’équipe projet Odyssée couvre une trentaine de personnes. Nous travaillons en mode agile, sur un rythme itératif de trois semaines, périodicité à laquelle nous recevons un bout d’application, que nous testons dans la foulée. Mais les tests ont commencé dès 2022, date du début du développement du SI.

Dans quelle mesure les utilisateurs ont-ils été intégrés à la conception et au suivi de ces évolutions ?

Le suivi utilisateurs fait partie intégrante de notre fonctionnement. Nous avons réuni en avance de phase un panel d’utilisateurs de chaque profil (candidats, enseignants-chercheurs, membres des sections de CNU et des comités de sélection, etc.) pour des ateliers fonctionnels. Avec eux, nous avons listé irritants et pistes d’amélioration. Les utilisateurs ont également été sollicités lors de la phase de maquettage des écrans, visant à optimiser l’ergonomie. Enfin, des retours d‘expérience sont et seront faits au terme de chaque campagne.

Quelles améliorations notoires ont été apportées par rapport à ce qui existait sur Galaxie ?

Nous avons repensé en profondeur les processus, en mettant l’utilisateur au centre. Une des limites de Galaxie était son entrée par procédure, avec un identifiant différent en fonction des casquettes de l’utilisateur : enseignant-chercheur, membre du CNU, membre de jury de recrutement… . Désormais, quel que soit son rôle, l’utilisateur n’a qu’un seul compte, accessible à partir du même identifiant.

Centraliser les demandes

Un tableau de bord permet de centraliser les demandes, des indicateurs de suivre les différentes phases de la procédure. Il peut aussi mutualiser les documents utilisés d’une procédure à l’autre, alors qu’auparavant il lui fallait fournir les pièces autant de fois que de candidatures.

À terme, l’application pourra récupérer d’elle-même saisies de formulaires et pièces du dossier, que l’utilisateur aura mis à disposition dans son espace, sans qu’il ait à les envoyer. Un gain de temps, notamment pour les tentatives ultérieures en cas d’échec. Enfin, la plateforme est désormais bilingue français anglais, avant l’inclusion de langues supplémentaires.

Quelle protection des données ?

Conformément au RGPD, les données personnelles et universitaires sont toutes cryptées et inaccessibles en-dehors du site. Les mots de passe doivent être changés tous les ans, tandis que la connexion est bloquée temporairement au bout d’un certain nombre de tentatives infructueuses. Nous nous livrons à des audits de sécurité et d’accessibilité réguliers. Lors du dernier en date, en septembre, notre taux moyen de conformité de l’échantillon audité était de 90 %.

En dépit de toutes ces améliorations, il est toujours conseillé d’éviter le rush du dernier jour, qui risquerait de menacer le serveur ?

Une tendance tenace à attendre le dernier moment

Oui. Nous communiquons régulièrement sur ce point, mais les candidats ont une tendance tenace à attendre le dernier moment. L’année dernière, pour la qualification, la moitié des candidatures (soit près de 8 000) ont été déposées sur la dernière semaine, tandis que sur le recrutement des enseignants-chercheurs, on a recensé un tiers des dépôts sur les trois derniers jours.

Pour la qualification, le système a tenu bon. Pour le recrutement, nous avons enregistré un peu d’engorgement sur la dernière heure, ce qui a occasionné la mise en place d’un système de file d’attente. À terme, la boîte mail interne permettra de faire des listes de diffusion ciblées. En attendant, elle donne accès à un support assistance aux utilisateurs.