Vie des campus

"Enfin le moment de tous nous retrouver !" : le b.a.-ba des cérémonies de vœux en 2023

Par Marine Dessaux | Le | Relations extérieures

Du retour de la pause hivernale jusqu’à fin janvier, les universités organisent à nouveau leurs cérémonies de vœux en présentiel après deux années d’annulations. Au-delà d’un échange convivial autour de la traditionnelle galette des rois, ces événements sont l’occasion de rassembler tout ou partie de la communauté et d’esquisser les priorités à venir pour les gouvernances. Trois universités racontent.

Eclairage aux couleurs de la carte de vœux pour la cérémonie de Sorbonne Université ! - © Sorbonne Université-Pierre Kitmacher
Eclairage aux couleurs de la carte de vœux pour la cérémonie de Sorbonne Université ! - © Sorbonne Université-Pierre Kitmacher

Rassembler la communauté universitaire, présenter les priorités de la présidence pour la nouvelle année, tracer les grandes lignes des chantiers à venir… les cérémonies de vœux pour la nouvelle année sont partie intégrante de la vie des universités. Bien que traditionnels, ces événements évoluent dans leur organisation. 

Des cérémonies qui s’adressent à de nouveaux publics

La cérémonie de vœux est un exercice historique dans les universités. D’abord en direction des personnels « support » chez les uns ou des enseignants-chercheurs chez les autres, son public cible s’est élargi à toute la communauté — à l’exception des étudiants, trop nombreux pour être conviés en présentiel — et aux partenaires, publics comme privés.

À l’Université de Toulon, « l’objectif était de rencontrer l’ensemble des personnels, enseignants et administratifs, sur leur site », expose Éric Chauzu, directeur de la communication de l’établissement varois. Ainsi, il organise cette année autant de cérémonies que de campus : c’est-à-dire trois, les 10, 12 et 17 janvier. Sur le campus historique, la cérémonie a accueilli 300 personnes, dont les partenaires territoriaux : président de la métropole, députés, représentants de la Marine nationale, etc.

Sorbonne Université a vu les choses en grand : les 10000 personnels de la communauté universitaire ont été conviés à l’une des deux cérémonies organisées l’après-midi du 5 janvier au sein du réfectoire du Centre des Cordeliers en plein cœur de Paris. « Grâce à notre partenariat avec la Ville de Paris, nous avons pu avoir un prix intéressant sur ce bel endroit. La jauge était fixée à 500 personnes, donc nous avons pu accueillir au total 1000 personnes ayant répondu à l’invitation », explique David Even, directeur de la communication de l’établissement parisien.

Une version hybride pour intégrer toute la communauté

L’Université de Lorraine recueille les vœux de la communauté sur une plateforme en ligne. - © Université de Lorraine
L’Université de Lorraine recueille les vœux de la communauté sur une plateforme en ligne. - © Université de Lorraine

Renforcer le lien avec ses partenaires : c’est ce qu’a privilégié l’Université de Lorraine pour cette année 2023. Collectivités, organismes de recherche, mais aussi acteurs du secteur privé ont donc été conviés pour un total de 150 personnes attendues le 12 janvier. « La cérémonie de vœux à l’Université de Lorraine est de plus en plus tournée vers les partenaires extérieurs, ce qui correspond au fait qu’une université est inscrite dans son territoire », précise David Diné, directeur de la communication de l’établissement.  En plus de cette cérémonie des vœux, deux moments de convivialité sont également prévus en ce mois de janvier à Nancy et Metz avec les personnels.

Héritage de la crise sanitaire, toute la communauté — étudiants cette fois compris — est invitée à présenter ses vœux sur une plateforme dédiée. C’est là que sera retransmis en direct le discours de la présidente, Hélène Boulanger. « Cette solution montée en interne nous permet d’élargir notre audience. Elle reste ouverte et accessible pendant un mois », décrit David Diné. Autre nouveauté : l’opération habituellement sur plusieurs sites de l’établissement se fera désormais en alternance entre Nancy et Metz.

Objectifs : réunir et échanger

Éric Chauzu est responsable de la communication de l’Université de Toulon. - © Yves Colas
Éric Chauzu est responsable de la communication de l’Université de Toulon. - © Yves Colas

Le format de la cérémonie de vœux consiste en une ou plusieurs prises de paroles suivies d’un échange informel, souvent autour d’une collation ou d’une galette. Organisée en journée, elle s’étale sur deux à trois heures. « L’occasion pour les personnels et académiques qui ne siègent pas dans les instances de suivre la vie de leur établissement et d’avoir une vision globale sur les chantiers à venir », rappelle Éric Chauzu.

C’est la présidente ou le président d’université qui s’exprime, souvent brièvement. « Une dizaine de minutes, sans pupitre » à Sorbonne Université par exemple. « La présidente a remercié la communauté, rapporte David Even. Le discours était simple et positif. Le but était de rassembler dans un établissement encore récent. »

À l’Université de Lorraine, le mot de la présidente est suivi de celui du doyen ou directeur de la composante qui accueille l’événement.

Une thématique en lien avec la carte de vœux

David Diné est directeur de la communication de l’Université de Lorraine. - © D.R.
David Diné est directeur de la communication de l’Université de Lorraine. - © D.R.

À chaque université son propos qui se reflète sur sa carte de vœux. Pour l’Université de Lorraine, c’est un message d’unité : « Ensemble, vers une nouvelle année engagée, responsable, européenne, proche des territoires. »

« Il s’agit de la première cérémonie de vœux depuis janvier 2020, c’est enfin le moment où nous pouvons nous retrouver tous ensemble », dit David Diné.

À Sorbonne Université, la carte de vœux de sa présidente, Nathalie Drach-Temam prend la forme d’un poster illustré sur la thématique « société, langues et culture en mutation ». En fin d’année, c’est un remerciement collectif qui a été transmis sous forme de vidéo.

Xavier Leroux, président de l’Université de Toulon, fait passer un message en image via une vidéo, qui traduit également certaines priorités : « Célébrer la réussite, soutenir les projets étudiants, transformer nos pratiques pédagogiques, rénover nos équipements, diffuser nos savoirs, soutenir l’innovation ». Une année particulière pour l’université où se tiendront bientôt de nouvelles élections.

La dernière cérémonie de vœux de l’Université de Toulon s’est également tenue en 2020. - © Université de Toulon
La dernière cérémonie de vœux de l’Université de Toulon s’est également tenue en 2020. - © Université de Toulon

Des enjeux économiques et écologiques

David Even est directeur de la communication à Sorbonne Université. - © D.R.
David Even est directeur de la communication à Sorbonne Université. - © D.R.

Plusieurs aspects de l’organisation de la cérémonie de vœux sont surveillés par les organisateurs. À commencer par l’alimentation. En effet, le choix du prestataire prend en compte la production pour qu’elle soit durable et locale. « L’idée est de prendre moins de choses, mais de qualité, en faisant attention aux régimes alimentaires spécifiques », indique David Even.

Enfin, dans un contexte de crise énergétique et d’inflation, le budget est scruté. « Tout est internalisé pour maîtriser les coûts : la cérémonie a lieu dans un amphi de l’université et c’est la cuisine de l’Inspé qui fournit l’alimentaire », indique de son côté David Diné pour l’Université de Lorraine.

Même chose à Sorbonne Université : « Nous sommes dans un objectif de réduction des coûts. Si le traiteur a coûté plus cher, le vestiaire a été assuré par des chargés de communication en interne. Au total, même si nous avons organisé deux cérémonies au lieu d’une, le budget n’a augmenté que de 30 % », souligne David Even.

Une organisation portée par le service communication

Premier service impliqué, la direction de la communication travaille de concert avec le cabinet de la présidence sur l’aspect protocolaire et le message à délivrer. La direction de la logistique est également sollicitée et le service audiovisuel se charge de l’installation sonore comme de la captation des images.

Quels sont les points plus complexes de l’organisation ? L’agenda, notamment. « Il faut se positionner assez vite pour bloquer le lieu et la date. Les partenaires célèbrent eux aussi des vœux et si nous voulons qu’ils soient présents, il faut se décider assez vite », indique David Diné. Finalement, la cérémonie de vœux s’anticipe à partir du mois de novembre pour les équipes.

« C’est quelque chose que je mentionne dès les premières réunions de rentrée. Et chaque année, je me dis qu’il faut anticiper de plus en plus », observe David Diné.

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