Numérique

Digitalisation du parcours candidat : les 6 enseignements de l'étude EdTech France et Campus Matin

Par Isabelle Cormaty, Théo Haberbusch | le | Edtechs

De la recherche de nouveaux étudiants à leur inscription, en passant par leur sélection, comment se déroule le parcours des candidats, en amont de leur intégration dans les établissements du supérieur ? Et quelle place y tient le numérique ? Voici les six principaux enseignements à retenir de cette étude inédite menée par EdTech France, en partenariat avec Campus Matin.

31 établissements ont répondu à Edtech France et Campus Matin, de manière détaillée. - © Conférence des présidents d’université - Université de Bordeaux
31 établissements ont répondu à Edtech France et Campus Matin, de manière détaillée. - © Conférence des présidents d’université - Université de Bordeaux

Les six enseignements de notre étude

Campus Matin vous avait sollicité en avril dernier pour une grande étude sur la digitalisation de l’expérience des candidats à l’entrée dans les formations du supérieur. Voici donc les premiers résultats de cette enquête inédite réalisée par EdTech France, en partenariat exclusif avec Campus Matin.

La déléguée générale de l’association qui fédère l’ensemble des acteurs de l’écosystème edtech, Anne-Charlotte-Monneret a piloté cette étude soutenue par la Conférence des Grandes Écoles.  

L’enquête a été réalisée via un questionnaire en ligne d’une cinquantaine de questions accessible du 19 avril au 19 mai. Elle a reçu 31 réponses complètes, principalement de responsables d'établissements du supérieur privé. Les données collectées sont à la fois quantitatives et qualitatives.

1. Un impact relatif de l'épidémie

Des budgets parfois en hausse

Les répondants exercent dans des établissements de tailles diverses avec des budgets variés. La moitié d’entre eux disposent ainsi d’un budget marketing, communication et événementiel supérieur à 150 000€. Quelles conséquences du contexte sanitaire sur leurs budgets ?

  • 45,2 % des répondants déclarent que leurs budgets sont restés stables ;
  • 32,3 % confient que leurs budgets ont même augmenté ;
  • 22,6 % que leurs budgets ont baissé.

La marque peut en ressortir grandie

41,9 % des personnes estiment que la crise n’a pas eu d’impact sur leur marque-établissement, ils sont tout autant à déclarer que le contexte sanitaire a eu un impact positif sur leur établissement.

2. Les principaux leviers d’acquisition des prospects

Quels sont les trois leviers privilégiés par les établissements pour acquérir des prospects - terme désignant les contacts dont les coordonnées ont été collectées ? Il s’agit :

  • des événements, JPO et journées de rencontre avec l'école (en ligne et physique), levier d’acquisition le plus cité par les répondants à 90,3 % et celui considéré comme le plus performant par un quart des sondés ;
  • des événements d’orientation comme les salons et forums étudiants (en ligne et physiques) cités par 83,9 % des répondants et considérés par 38,7 % comme le premier poste de dépense ;
  • du bouche et oreille et du partage d’expérience d'étudiants actuels, levier cité par 87,1 % des sondés.

Pour pallier l’absence d'événements en présentiel où rencontrer leurs futurs étudiants, les établissements ont innové durant cette année marquée par la crise sanitaire. Notamment en organisant journées portes ouvertes virtuelles, des webinaires, des « live » sur les réseaux sociaux, en étant plus réactif sur les réseaux sociaux ou encore en proposant des entretiens en visio sur demande. 

3. Une communication peu personnalisée et automatisée

Les établissements du panel personnalisent partiellement leur communication la moitié des répondants indiquant ne personnaliser que 50 % des contenus adressés.

De même, le processus de candidature est partiellement automatisé :

  • 45 % (14 établissements) des répondants automatisent la moitié du processus et souhaitent garder le contrôle manuel sur le reste ;
  • 35 % (11) automatisent pas ou peu leur procédure et réalisent donc l’essentiel manuellement ;
  • 13 %(4)  automatisent la moitié de la procédure et ont pour objectif de tout automatiser.

Seuls deux établissements automatisent l’ensemble des actions.  

4. Une sélection des candidats peu concernée par la bascule digitale

77,4 % des répondants à cette étude ne disposent pas dans leur établissement d’un outil spécifique pour sélectionner les candidats. Ils le font de manière classique par trois principaux moyens :

  • l'évaluation du dossier suivie d’un entretien, cela concerne (64,5 % des répondants) ;
  • des concours gérés par des banques d'épreuves (58,1 %) ;
  • des concours gérés en interne (48,4 %l).

L'étude réalisée par Edtech France permet d’identifier quelques axes d’amélioration dans la manière de sélectionner les candidats. Rendre l’expérience candidat plus fluide et permettre un choix plus large dans les modalités d'évaluation (différé, live, distanciel, présentiel..) sont deux éléments considérés comme très importants par deux tiers des répondants.

5. La digitalisation, un critère de choix pour les étudiants

Si le numérique s’impose comme une évidence dans la pédagogie depuis la crise sanitaire, l'étude d’EdTech France et Campus Matin souligne un autre enseignement : la digitalisation des établissements fait partie des critères de choix pour les étudiants. C’est en tout cas ce que pensent nos répondants du côté des établissements !  

La digitalisation constitue un argument fort lors du choix de l'étudiant pour 71 % des sondés qui situent cet argument entre 7 et 10 sur une échelle de 1 à 10, la valeur 1 signifiant l’absence d’impact sur le choix, la valeur 10 un fort impact.

« Les outils digitaux permettent une gestion fluide et qualitative de l’expérience candidat. La digitalisation est un argument fort lors du choix de l'étudiant, mais sans pour autant négliger les contacts humains », témoigne un répondant de l'étude.

« La digitalisation est importante, car c’est le premier contact avec l'école. Elle donne une idée de la qualité de l’organisation », complète une autre personne.

6. Un processus d’inscription en grande partie digitalisé

Alors que 93,5 % des dossiers de candidature sont dématérialisés dans les établissements du panel, comment se déroule l’inscription ? Les étudiants remplissent-ils toujours des dossiers papier pour s’inscrire dans un établissement du supérieur ?

Seuls 9,7 % des répondants déclarent gérer leurs inscriptions manuellement et 6,5 % à l’aide de fichiers Excel ou CSV.

Près de la moitié des établissements utilisent un outil interne ou un site développé en propre pour gérer leurs inscriptions. Ils sont 35,5 % à utiliser un ERP, terme désignant le système d’information qui permet de gérer et suivre au quotidien l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise

Toutefois, ces chiffres masquent de fortes disparités, les outils de gestion des inscriptions ne disposent pas tous en effet de fonctionnalités avancées :

  • seuls 42 % des répondants disposent d’un outil permettant aux jeunes de signer leur contrat de scolarité en ligne ;
  • 48 % d’un outil pour que les étudiants puissent payer un acompte en ligne ;
  • 64 % d’un outil permettant à l’administration de contrôler, valider, refuser et archiver les pièces téléchargées
  • 74 % d’un outil permettant de télécharger les pièces justificatives demandées.

Des enseignements que Campus Matin développera ou affinera dans les prochaines semaines !

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