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« Pour la création d’Aivancity, la construction du SI est au cœur de nos préoccupations »

Par Marine Dessaux | le | Equipements et systèmes d'informations

Le système d’information est au cœur des problématiques d’intégration des outils et de pilotage des établissements du supérieur. Alors que les universités et écoles qui existent depuis plusieurs années s’efforcent de faire évoluer l’existant, la toute récente école Aivancity a eu l’opportunité de le penser et le construire de zéro.    

Tawhid Chtioui, fondateur de l’école, a pu imaginer un nouveau SI en partant de zéro. Campus Matin l’a rencontré.

Les futurs locaux d’Aivancity à Cachan - © aivancity
Les futurs locaux d’Aivancity à Cachan - © aivancity

Tawhid Chtioui en a vu des systèmes d’information ! Passé par l’Edhec et ancien directeur de l’ICD, il a d’abord été à la tête d’EMLyon Casablanca avant d'être nommé directeur général et président de l'école, au moment où celle-ci était rachetée par un fonds d’investissement.

Poussé à un départ précipité à la suite de divergences en interne, il se relance aujourd’hui en imaginant une nouvelle école : « Aivancity School for Technology, Business & Society Paris-Cachan ». Dédiée à l’IA, elle sera hébergée dans les anciens locaux de l’ENS Cachan. 

Pour l’heure, les premiers étudiants ne sont pas encore inscrits et l'établissement se construit avec, parmi les priorités de son dirigeant, la structuration du système d’information. L’occasion pour Campus Matin de demander à Tawhid Chtioui, comment il construit son SI, en partant de zéro.

Un SI au service de l’apprenant

Pourquoi le système d’information est-il la pierre angulaire d’Aivancity  ? 

Tawhid Chtioui : Le système d’information (SI) permet de gérer toutes les ressources digitales de l’école. Or, le digital est partout  : dans la pédagogie, dans le marketing, dans la relation avec l’apprenant et dans la gestion des opérations. 

L’idée est de coconstruire nos process en parallèle du choix du partenaire technologique. C’est pourquoi la construction du SI a été au cœur de nos préoccupations dès les prémices d’Aivancity. J’ai commencé à avoir des échanges avec les acteurs du marché quinze jours après le démarrage du projet  ! 

Des échanges avec les acteurs du marché quinze jours après le démarrage du projet

Nous ne sommes pas dans une industrie de diplôme, mais d’expérience apprenant  : il faut que ce qu’on déploie soit au service de l’apprenant. Ainsi, dès le début, nous avons pensé le système d’information de façon à pouvoir répondre aux attentes de nos différentes parties prenantes (candidats, étudiants, entreprises, diplômés, enseignants…).  

Où en est-il de sa construction  ? 

Tawhid Chtioui a été directeur général d’EMLyon un peu moins d’une année avant de créer aivancity - © Aivancity
Tawhid Chtioui a été directeur général d’EMLyon un peu moins d’une année avant de créer aivancity - © Aivancity

Depuis la rentrée, notre SI est installé et paramétré, nous allons continuer à le faire évoluer tout au long de cette année. Il y a un travail d’appropriation qui est important et qui prend du temps. Personnalisation, intégration et formation des utilisateurs, nous voulons avoir cette logique d’intégration globale des outils, qui seront totalement opérationnels pour la rentrée 2021. 

Pour l’avoir vécu dans plusieurs établissements auparavant  : le fonctionnement du SI est souvent problématique. Il y a des redondances, une circulation de données qui n’est pas fluide, de nouvelles évolutions technologiques qui ne sont pas intégrées…

Si on veut un système unifié sur l’ensemble du process, il faut des outils qui communiquent entre eux. Ici, on a la chance de démarrer, donc on a pu intégrer cette dimension dans notre cahier des charges initial et dans les choix des différentes composantes du SI. 

Quel environnement avez-vous choisi et pourquoi ?  

Nous avons fait le choix de la cohérence  : d’abord, nous avons opté pour l’environnement Microsoft Azure pour le SI et Amazon web services pour AivancityX, notre plateforme de cours en ligne. Nous avons ainsi des applications qui fonctionnent avec un identifiant unique (mail, LMS, etc).  

Ensuite, nous avons bâti autour les trois composantes majeures  :

  •  le système de gestion marketing et promotion (un CRM* augmenté dernière génération, avec automatisation de certaines actions marketing), qui est directement connecté à nos plateformes web et réseaux sociaux  ;
  • le système d’information étudiant (SIS) qui gère tout le process apprenant de la candidature jusqu’à la diplomation en passant par la pédagogie et la vie étudiante  ;
  • et le système de gestion qui englobe les RH, la gestion des achats, la facturation, la comptabilité, la trésorerie, la gestion de l’immobilier… 

AivancityX, une plateforme de cours en ligne bâtie sur le modèle du MIT et de Harvard

Aivancity a lancé le 25 novembre sa plateforme d’édition de contenus en ligne propre. On y trouve d’ores et déjà six cours, un mooc et 5 spocs ouverts à l’inscription (dont certains en anglais). 

« Avoir notre plateforme de cours en ligne nous permet d’avoir nos propres données et d’ajuster les formations digitales en fonction de ce qu’on peut en apprendre », souligne Tawhid Chtioui.   

AivancityX a été construite à partir de la plateforme créée par Harvard et MIT, EDX, qui est disponible en open source. Un investissement de 100 000 € a néanmoins été nécessaire à sa personnalisation et son enrichissement par le prestataire Moocit.

« Comme on ne pourra pas concurrencer les grandes plateformes type LinkedIn Learning quant à la quantité de contenus, nous nous positionnons sur une production moindre (une dizaine de contenus cette année) mais sur des thématiques très pointues et peu couvertes », précise le fondateur de l'école.

Des cours qui s’adresseront malgré tout « à tout le monde, y compris aux managers et à d’autres fonctions dans les entreprises ». « Notre volonté est de participer au débat de société et de contribuer à répondre aux enjeux liés à l’éthique de l’IA », affirme Tawhid Chtioui.

Des solutions qui s’imbriquent

Pour quels autres outils avez-vous opté ?

Avoir une cohérence avec notre charte mais également une logique de modularité

Dédié à l’enseignement supérieur et seul ERP** verticalisé du marché, nous avons opté pour Aimaira qui est élaboré sur mesure par d’anciens experts SI des écoles supérieures en France. Cet outil, flexible et parfaitement paramétrable, nous permet d’avoir une cohérence avec notre charte, mais également une logique de modularité prenant en compte le développement de nos opérations. 

Notre LMS est Blackboard, il s’agit du plus grand LMS au monde  : c’est le plus cher, mais c’est aussi le plus avancé du marché notamment en termes de gestion des activités pédagogiques synchrones/ asynchrones. Nous sommes la première institution en lancement avec laquelle cette entreprise américaine a accepté de travailler parce qu’elle a trouvé notre projet intéressant. 

Intégré à Blackboard -l’un de nos prérequis était que ces deux outils communiquent-, LinkedIn learning sera également mis à disposition des étudiants pour leur permettre de disposer de l’ensemble des contenus du catalogue de cours digitaux de la plateforme.  

Pour gérer toute la partie signature en ligne, nous nous sommes tournés vers DocuSign. Et concernant la gestion financière et de comptabilité, nous travaillons avec Sage qui communique avec Aimaira.  

Etiez-vous sensibles à travailler avec des prestataires français  ? 

Nous travaillons avec les acteurs qui sont les meilleurs pour ce que nous recherchons. Aimaira est une société française que l’on a choisie parce que sa solution est adaptée aux spécificités du marché. C’est aussi le cas de BcDiploma qui assure la gestion de nos diplômes et certifications dans la blockchain. Travailler avec eux, c’est aussi une façon de collaborer avec des acteurs français et européens innovants. 

Pourquoi avoir fait le choix de ne pas faire de développement en interne  ? 

C’est le danger le plus absolu. Au sein d’établissements du supérieur qui font du développement en interne, on voit parfois encore des langages informatiques qui n’existent plus  ! À Aivancity, nous nous concentrons sur notre expertise  : l’expérience étudiante. Nous travaillons sur la conception globale de l’apprentissage et les partenaires technologiques, eux, sont spécialisés pour faire évoluer leur logiciel en fonction de l’évolution du domaine informatique. Cela permet une adaptation permanente. 

La plateforme d’apprentissage en ligne d’aivancity, aivancity X, propose notamment des programmes certifiants - © aivancity X
La plateforme d’apprentissage en ligne d’aivancity, aivancity X, propose notamment des programmes certifiants - © aivancity X

* Logiciel de gestion de la relation client 

**Progiciel de Gestion Intégré

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