Personnels : à leur tour d'être à la fête !

Le 1^er juin, l’Université de Strasbourg organisait sa première fête des personnels, sous la forme d’une journée complète d’activités en tout genre. Deux autres établissements se trouvaient au même moment dans les préparatifs d’un tel événement. Au Pôle Léonard de Vinci à La Défense, une guinguette basque dans Paris sera le lieu d’accueil des équipes, le 5 juillet. Quant à l’Université Toulouse-Jean Jaurès, c’est un pique-nique sur le campus qui est prévu pour le 13 juillet.

La fête des personnels prend donc sa place dans les agendas des universités et grandes écoles. Campus Matin décrypte les objectifs et les formats de ce nouveau temps fort, facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail. 

À quoi sert la fête des personnels ? 

« Nous mettions déjà chaque année à l’honneur les nouveaux arrivants, les départs à la retraite, les distinctions honorifiques, les enfants du personnel ou encore la science. Il nous paraissait bien légitime de fêter également ceux qui font vivre l’université au quotidien », décrit Élisabeth Demont, vice-présidente (VP) ressources humaines et dialogue social de l’Université de Strasbourg (Unistra).

Encourager à mieux connaître son voisin

Un constat partagé la directrice générale des services (DGS) de l'établissement, Valérie Gibert  : « Des services ont saisi l’occasion pour faire un peu de team building et se retrouver ensemble, d’autres au contraire tenaient absolument à se mélanger entre services, raconte-t-elle. Nous souhaitions encourager à mieux connaître son voisin, sortir de son service, sa composante et développer les liens, donner aussi une fierté au fait de travailler à l’université. »

« C’est un rendez-vous entre les gens et les services, un moment commun qui marque la fin de l’année », souligne pour sa part Rodolphe Canale, responsable du service communication à l’Université Toulouse-Jean Jaurès.

« La fête des personnels n’est pas un instrument, c’est une tradition, poursuit-il. Cela a été une année compliquée avec un mouvement social dur et il y a eu un contexte général d’enchainement de crises qui n’est pas simple pour tout un chacun. Même s’il y a des externalités positives à cette journée, la finalité n’est pas l’utilité. »

Améliorer la QVT et le sentiment d’appartenance

Valérie Gibert explique : « Cette fête s’inscrit dans la démarche du schéma directeur des ressources humaines initié par l’Unistra et à la suite d’assises organisées en 2022. L’un des axes thématiques de ce schéma directeur est la qualité de vie au travail (QVT), et une des actions phares était cette journée des personnels. Sur la QVT, il s’agissait notamment de trouver des actions pour favoriser le vivre ensemble et le sentiment d’appartenance. »

Au sein du pôle Léonard de Vinci, qui regroupe plusieurs établissements (l’École de management Léonard de Vinci, l’École d’ingénieurs Léonard de Vinci, l’École du digital, De Vinci executive education et l’institut de formation continue), l’enjeu est de créer du lien en rassemblant les équipes des écoles et les personnels des services transversaux. Thibault Joffroy, responsable évènementiel en charge de l’organisation de cette fête, détaille :

« Nous avons une stratégie de mutualisation des événements à travers quatre ou cinq temps forts durant l’année. Le but est de créer une appartenance commune au Pôle Léonard de Vinci qui réunit les collaborateurs de quatre écoles. Grâce à ce type d’évènements, nous mettons en avant les enjeux de transversalité, d’excellence et de dynamisme. Notre objectif est de créer des choses à notre image. »

Quelles sont les activités prévues ? 

Différentes activités sont proposées avec un point commun : la recherche de convivialité. 

Activités tous azimuts à Strasbourg

Sur le campus strasbourgeois étaient proposées des activités sportives, manuelles et artistiques, des séances de bien-être, des ateliers de sensibilisation au handicap, de réparation et marquage de vélo, de jardinage et une « fresque -quiz » du climat. Sans oublier des visites du patrimoine culturel et des ruches de l’université.

Plus tard, des concerts pop-rock et un spectacle de danse d’étudiants ont pris le relais des animations, avant de clore les festivités par un grand bal.

« Un atelier de découverte de la biodiversité du campus a eu un succès phénoménal, les aspects “verts” sont attendus », glisse Valérie Gibert.

Une guinguette à Paris

Cette année, le Pôle Léonard de Vinci organise le 5 juillet à la fois la soirée d’été des collaborateurs et la remise des Prix de l’innovation 2023, qui récompensent équipes d’enseignants et de personnels administratifs.

Dans une guinguette parisienne, la soirée débutera donc à 18 h avec la remise de ces prix. À partir de 19 h, le discours d’accueil de la direction ouvre les festivités et le cocktail.

Concernant la restauration des options pour tous les goûts sont prévues avec huit camions-restaurants à disposition avec au menu : huîtres, burger, pizza, japonais, breton…

Pour occuper les convives, deux terrains de pétanque, un terrain de molkky, trois blind-tests grandeur nature et un spectacle. Enfin pour les couche-tard, un chapiteau avec DJ et une piste de danse seront au programme.

Un pique-nique sur pelouse à Toulouse

À l’Université Toulouse-Jean Jaurès, la fête prévue le 13 juillet consistera en « un format plus resserré sur la pause méridienne, un repas des personnels appelé déjeuner sous la Canopé », explique le responsable de la communication.

Après une courte prise de parole du DGS, Alain Dintilhac, et de la présidente, Emmanuelle Garnier, les festivités seront lancées : pique-nique sur la pelouse du campus avec des paniers-repas distribués et une ambiance de fête instaurée par des musiciens.

Tir à l’arc, pétanque et photobooth animeront la séquence. Cette dernière animation photo, qui permettra d’immortaliser le moment auprès des collègues, prend place dans une caravane où un photographe proposera toutes sortes d’accessoires. Un concept « largement apprécié » qui a généré une file d’attente l’année précédente. 

Qui participe ?

Les invitations concernent touts les personnels des établissements : des bibliothèques, ingénieurs, administratifs, techniques, sociaux et de santé (Biatss) et enseignants-chercheurs.

Mais qui parmi eux répond présent ? « On ne fait pas de distinction entre Biatss et enseignants, mais effectivement la date tardive n’est pas totalement neutre et a un impact sur le présentiel des académiques qui ont pour la plupart terminé les cours et ne sont plus sur les campus », répond Rodolphe Canale.

Pas suffisamment d’enseignants-chercheurs.

Même bilan à Strasbourg : « On pense que la grande majorité des présents étaient les personnels Biatss et qu’il n’y avait pas suffisamment de personnels enseignants-chercheurs », note Valérie Gibert. Elisabeth Demont justifie : « C’est une période assez chargée pour eux, entre les corrections de copies, les soutenances, l’étude de dossiers… Nous les avons plus vus le soir. »

Une fête optionnelle

« C’est une journée dédiée à la rencontre, à l’ouverture sur l’autre. Le fait de la banaliser la transforme en quelque chose de très libre, à laquelle chacun est invité à participer », déclare Valérie Gibert. Élisabeth Demont, la VP RH, précise les effets de cette banalisation : « La liberté que nous avons laissée dans le fait de venir ou pas est aussi ce qui a contribué au succès. »

Quelles ressources pour l’organisation ? 

Les stratégies d’organisation et les services impliqués pour préparer l’événement ne sont pas toujours les mêmes. Une question de taille d’établissement et de moyens qui dictent différentes approches, comme le relève Rodolphe Canale. Il peut faire la comparaison puisqu’il est passé du monde des écoles de commerce, à l’ESC Clermont jusqu’à l'été 2020, avant de rejoindre le secteur public à l’Université Toulouse-Jean Jaurès.

Organisation en interne et bénévolat…

Une journée pour les personnels et par les personnels

Quelque 13 services appuyés par des étudiants ont collaboré à l’organisation de la fête à l’Université de Strasbourg, dénombre sa DGS : « Il y avait un comité de pilotage, et de nombreux services impliqués, dont le service de vie étudiante qui a beaucoup de matériel et a pu le mettre à disposition. Nous avons aussi recruté des étudiants pour aider à l’installation, la logistique. »

Pour le reste, l’établissement a compté sur des bénévoles. « Cette fête était une journée pour les personnels et par les personnels, rapporte Valérie Gibert. Des volontaires sont venus aider à l’installation des tentes  ; les activités elles-mêmes étaient encadrées par des personnels. Pour le concert du soir aussi, l’un des groupes sur scène était celui d’un enseignant-chercheur de l’université. »

… mais aussi recours aux prestataires

Nous organisons la fête main dans la main

Parmi les services intervenus dans l’organisation à Toulouse Jean — Jaurès : le Service commun d’action sociale et culturelle (Scasc), le service de la communication, l’amicale du personnel, le service des sports (Suaps) et le Centre d’initiatives artistiques du Miral (Ciam) en charge de trouver les artistes pour l’animation musicale. « Nous organisons la fête main dans la main », déclare Rodolphe Canale.

En ce qui concerne les animations, ce sont des prestataires comme le photographe et les musiciens qui prendront le relais le jour de la fête.

Thibault Joffroy, du Pôle Léonard de Vinci, peut compter sur l’interne et sur des prestataires sélectionnés soigneusement :

« Pour cette édition 2023, je travaille avec la direction de l’innovation de la pédagogie digitale, responsable de la remise de prix du challenge de l’innovation. Je joue le rôle d’agence évènementielle en interne. Après avoir convenu de l’ambiance et de la thématique que nous souhaitons offrir avec la direction, nous tranchons pour le lieu qui reflète au mieux les valeurs de l’établissement. Étant dans le milieu depuis maintenant 11 ans, j’ai un carnet d’adresses fourni qui me permet, en fonction des besoins, de contractualiser avec un ou plusieurs prestataires pour l’évènement. »

Le budget

L’essentiel du budget concerne la restauration, qu’il s’agisse de foodtrucks, de paniers-repas ou de restaurants. « À chaque édition, nous consacrons en moyenne 50 % de notre budget à la restauration, 30 % au lieu et 20 % aux animations même si ces pourcentages varient tous les ans en fonction du programme et de la localisation », calcule Thibault Joffroy.

Du côté de l’Université Toulouse-Jean Jaurès, musicien et photographe sont les uniques prestations extérieures. Quant à l’Université de Strasbourg, le bénévolat a largement marqué cette journée. « Nous avons le moins possible fait appel à de la prestation extérieure, sauf pour la restauration le soir où c’était le restaurant administratif du service de la préfecture », confirme Valérie Gibert.

Quel bilan et quelles perspectives ?

« Nous ne mesurerons les effets qu’à long terme, mais nous allons multiplier les actions dans ce sens », prévoit Valérie Gibert, satisfaite du succès de la première fête des personnels à l’Unistra.

Élisabeth Demont raconte les échos post célébration : « En guise de débrief le lundi suivant, l’ensemble des chefs de service se sont mis debout et ont applaudi, c’était une première  ! Un questionnaire nous permettra surement d’améliorer certaines choses, mais je crois que sur le fond, la formule est bonne. »

Même son de cloche à Toulouse, pour Rodolphe Canale : « Nous avons des retours plutôt unanimes de satisfaction face au format. Quand nous sommes dans l’organisation, nous constatons ce qui marche bien et ce qui est perfectible, mais l’engouement est plutôt collectif. »

Au Pôle Léonard de Vinci, les personnels s’expriment à travers les réseaux sociaux : « Nous avons des retours concrets à travers des courriers électroniques de remerciement ou des publications LinkedIn ou Yammer (réseau social d’entreprise inclus dans Microsoft 365) dans lesquelles les personnels ajoutent leurs photos », observe Thibault Joffroy. 

« L’année dernière nous avions 80 % de participation ce qui est un bon signe d’engagement. Aujourd’hui, nous sommes près de 500 collaborateurs et je n’ai pas de doute sur le fait que nous ferons aussi bien cette année », se projette-t-il.