Numérique

Digitalisation des inscriptions : l’essayer c’est l’adopter

Par Pauline Tressols | le | Equipements et systèmes d'informations

Au printemps 2021, Campus Matin et EdTech France ont mené l’enquête sur la digitalisation du parcours des candidats, dès leur entrée dans les formations du supérieur. Zoom sur le processus d’inscription, numérisé dans 84 % des établissements répondants.

93,5 % des dossiers de candidatures des établissements du panel sont dématérialisés - © Pexels
93,5 % des dossiers de candidatures des établissements du panel sont dématérialisés - © Pexels

Le 1er juillet, Campus Matin vous a dévoilé les 6 enseignements à retenir de son étude inédite sur la digitalisation de l’expérience des candidats, en amont de leur intégration à des établissements d’enseignement supérieur. Parmi eux, il est à noter que seulement 5 des 31 répondants déclarent que leur processus d’inscription n’est pas informatisé.

Les écoles font donc déjà rimer inscriptions et numérique. Près de la moitié des répondants (48,4 %) utilisent un outil interne ou un site développé en propre pour gérer leurs admissions ; un tiers (35,5 %) se servent d’un ERP, ou progiciel de gestion intégré*.

C’est le cas du Pôle universitaire Léonard de Vinci (Esilv, EMLV…) depuis 2014, dont le processus d’inscription est à ce jour 100 % numérisé, et de l'école de management Ifag La Réunion, depuis 2018. Les deux établissements témoignent auprès de Campus Matin. 

Un avantage pratique pour l’établissement et les étudiants

Emmy Youbi - © @GUILLAUMENFS
Emmy Youbi - © @GUILLAUMENFS

 Au pôle Léonard de Vinci et à l’Ifag La Réunion, le constat est le même : la digitalisation des inscriptions permet de gagner en temps et en efficacité.

« Le traitement des inscriptions par l’administration et l’expérience du candidat sont simplifiés, affirme Emmy Youbi, responsable promotion et admissions du pôle Léonard de Vinci. L’informatisation permet à l’étudiant de voir rapidement la progression de son inscription et lui évite de remplir un dossier papier rébarbatif.  »

Autre avantage, sans envoyer ses documents par voie postale, les délais sont assouplis : « il est possible de clôturer une inscription la veille pour le lendemain ».

Comme 74,2 % des établissements du panel, l’outil du Pôle Léonard de Vinci permet aux jeunes de télécharger en ligne les pièces justificatives demandées. Pour 45,2 % d’entre eux, les jeunes peuvent voir l’état d’avancement de leur dossier.

Un « confort de travail »

L’établissement dispose également d’un système de mails automatiques, envoyés aux étudiants à chaque étape de l’avancement de leur dossier. « Puisque tout et automatisé, les erreurs humaines sont limitées », ajoute la responsable des admissions.

Pour François Miyeli, directeur du campus de l’Ifag La Réunion, l’informatisation des inscriptions constitue un « confort de travail » :

« Le digital aide à identifier plus vite quel candidat correspond aux critères d’entrée de l’école. »

Selon lui, numériser les pièces administratives des étudiants lors de leur inscription est aussi « une façon de garantir le suivi des étudiants et de leurs résultats avant et pendant leur passage au sein de l'école ».

« Documents justificatifs, diplômes et résultats sont tous stockés en ligne au même endroit. Les retrouver est plus facile pour les équipes pédagogique et d’admission », précise Emmy Youbi. 

Ce que dit l’enquête

• 24 répondants de l’enquête sur 31 disent conserver les informations soumises lors de la candidature, afin de limiter les ressaisies par les étudiants. 

• 64,5 % des structures ont, grâce à leur outil, la possibilité de contrôler, valider/refuser et archiver les pièces téléchargées.  

Des inscriptions informatisées mais pas moins de personnel dans les équipes d’admission

François Miyeli - © D.R.
François Miyeli - © D.R.

« On pourrait penser que la numérisation supprime des postes, mais ce n’est pas le cas. Au contraire », indique François Miyeli. À l’Ifag La Réunion, l’équipe d’admission est passée de 20 à 30 salariés en trois ans. « L’automatisation nous remplace pour les processus d’inscription. En parallèle, on gagne en efficacité et en qualité dans le suivi des étudiants. Naturellement, la structure grandit et recrute. »

Au Pôle Léonard de Vinci, c’est la même chose. « Comme le pôle est en extension depuis plusieurs années, plus de personnel est présent dans le service, mais pour gérer d’autres missions : commerciales, promotionnelles, présence lors des salons et journées portes ouvertes… », explique Emmy Youbi.

Ici encore, l’accompagnement des étudiants s’améliore :

« L’équipe est très disponible sur les réseaux sociaux ou la chat box, et connaît le nom de tous ceux qui vont intégrer l’école », souligne la responsable des admissions.

D’après François Miyeli, le contact humain est indispensable et « fait partie intégrante du métier ». En amont de son intégration, un rendez-vous pour établir le profil du candidat et échanger sur son projet professionnel est organisé. « Cette phase de conseil, on ne peut pas l’automatiser », avertit le directeur du campus. 

Ce que dit l’enquête

• Les outils de gestion des inscriptions permettent à 41,9 % des établissement d’interagir de façon personnalisée avec leurs étudiants pour leur apporter un soutien.

• Le même pourcentage offre la possibilité aux étudiants de signer en ligne leur contrat de scolarité ; une option que l'Ifag La Réunion entend mettre en place courant 2022. 

S’adapter à son temps et ses étudiants

« Les évolutions réglementaires impactent notre métier, en constante transformation, note François Miyeli. Même si le digital ne fait pas tout, il est un outil à notre disposition pour aller avec les changements. »

Grand changement actuel : l’épidémie de Covid-19. « L’orientation informatique arrivait dans notre établissement, mais la crise sanitaire a accéléré pas mal de décisions », signale le directeur de l’Ifag La Réunion. Le Pôle Léonard de Vinci n’a, quant à lui, pas attendu la pandémie pour mettre en place sa digitalisation.

Pour Emmy Youbi, « la numérisation va avec le 0 papier, un aspect en cohérence avec les valeurs du groupe ». Un apport de modernité et une façon de s’adapter aux nouvelles pratiques et à l’évolution de la société.

*Logiciel professionnel qui gère l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise en intégrant l’ensemble de ses fonctions, dont la gestion des ressources humaines.

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