« Après cette crise, nous aurons modifié nos habitudes de travail » S. Amiard, Université d’Angers

Comment gérez-vous les relations avec les personnels ?

L’Université d’Angers a commencé à se mettre en ordre de marche pour déployer un télétravail massif dès le 1^er mars, avec une phase d’accélération le 8 mars et une sollicitation hors-norme des services numériques du 16 au 20 mars. Aujourd’hui nous sommes sur une université à 98 % « hors-les-murs ».

Les enjeux numériques étaient monstrueux : accès au système d’information du domicile, configuration des postes avec réseau privé virtuel, redimensionnement des serveurs, résilience des infrastructures, accessibilité numérique, gestion et transformation des organisations en situation de crise, téléphonie …

L’acculturation des personnels se fait rapidement

Chaque direction, composante, laboratoire a adapté ses processus métiers très rapidement de manière à assurer les processus vitaux (payes, factures, gestion RH, …). Là aussi, nous passons par beaucoup de numérique avec l’utilisation de la suite Office 365 qui nous permets de faire des réunions dans Teams et des partages de documents dans Sharepoint : nul doute que nous aurons après cette crise modifié nos habitudes de travail en collaboratif !

L’acculturation des personnels à ces nouveaux dispositifs se fait rapidement et on peut saluer leurs engagements sous toutes les formes.

Nous avons aussi équipé certains personnels qui n’en disposaient pas d’ordinateurs portables, paramétrés dans l’urgence par la direction du numérique le lundi 16 mars, juste avant le confinement, afin d’assurer les fonctions « vitales » pour l'économie française comme le paiement des factures à distance par exemple. Chaque service est mobilisé et chaque chef de service garde le lien avec ses agents.

Évidemment on est sur un télétravail dégradé et un peu hors-cadre dans la mesure nous avons bien conscience que bon nombre de nos agents s’occupent aussi de leurs enfants à leur domicile.

Comment assurez-vous la continuité pédagogique ? 

cela a été un peu brutal pour certains

Les enseignements et évaluations en ligne sont déposés sur la plateforme Moodle que la majorité des 1 115 enseignants utilisaient déjà de longue date. Ils sont accompagnés par un pool de 15 ingénieurs pédagogiques du Lab’UA, notre service d’appui à la pédagogie universitaire. Avec la crise, la communauté enseignante toute entière a dû s’y mettre, y compris les vacataires donc. Forcément cela a été un peu brutal pour certains mais nous sommes mobilisés pour accompagner chacun pour franchir au mieux cette marche et de nombreux tutoriels ont été créés à cet effet. Nous avons aussi mis en place un accompagnement par les pairs : les enseignants les plus à l’aise forment et aident leurs collègues. 

Avez-vous les mails des étudiants ?

Les étudiants sont contactés par les enseignants à partir de Moodle en grande majorité, ou par des listes de diffusion. Nous essayons de maintenir le lien à raison d’un message ou deux par semaine.

Utilisez-vous d’autres outils ?

Moodle est privilégié pour déposer les ressources et les consignes pour l’ensemble de nos étudiants et donc de nos formations.

certains enseignants vont multiplier les canaux

Des classes virtuelles avec Adobe Connect sont également réalisées ou des cours sur Teams avec un nombre d’étudiants plus restreint. Pour Teams, l’utilisation est faite en Master 2, Licence professionnelle ou en groupe de TD.

Les enseignants utilisent aussi Panopto, notre plateforme de vidéo, pour enregistrer leurs cours ou faire du webinar. Nous avons d’autres outils de visio à leur disposition. Les enseignants de sciences utilisent aussi la plateforme Wims.

Bien entendu certains enseignants vont multiplier les canaux (Messagerie, YouTube, Chat, Google Drive…) pour répondre en fonction de leurs compétences mais Moodle est privilégiée car cette plateforme est robuste et nous avons une équipe d’informaticiens en back office pour s’assurer de la tenue de la charge.

Avez-vous recours à l’Université numérique ?

Oui, en effet, certains enseignants, notamment à l’IUT, s’appuient aussi sur Unisciel (l’une des sept universités numériques thématiques françaises, consacrée aux champs mathématiques, informatique, physique, chimie, et sciences de la vie et de la Terre).

Y a-t-il des étudiants sans accès internet ou PC ? Comment les identifiez-vous, comment les joignez-vous ? 

Oui. Nous sommes en train de recenser leurs besoins (absence de PC et/ou d’internet) via leurs responsables de formation. Nous restons en effet vigilants vis-à-vis de plus fragiles.

Comment gérez-vous les relations avec eux ?

l’application UA nous permet de cibler certains étudiants ou certains campus

Ils nous posent beaucoup de questions via les réseaux sociaux. Nous y répondons et nous renvoyons vers les bonnes personnes dans les composantes. Nous postons aussi des conseils comme par exemple les gestes barrières. Nous utilisons aussi trois autres canaux : d’abord les messages du président qui passent par mail et que nous avons adressés à tous les étudiants déjà à trois reprises pour leur faire part de la situation.

Nous utilisons aussi l’application UA qui nous permet de cibler certains étudiants ou certains campus : nous avons lancé par ce biais l’appel pour la création de la plateforme solidaire et citoyenne afin de mettre en place un pool d’étudiants bénévoles pour garder à domicile les enfants des personnels soignants. Et enfin nous avons une newsletter spéciale Covid une fois par semaine qui compile les information utiles type FAQ, questions liées à leur mobilité, outils de la continuité pédagogique… 

Avez-vous pris des décisions pour les examens ?

Nous n’avons pas encore pris de décision globale. Nous réfléchissons à différents scénarii à l’échelle de l’établissement mais nous aurons aussi certainement des consignes du ministère auxquelles nous nous conformerons. Après le communiqué du ministère à propos de la PACES, par exemple, nous avons dans la soirée informé nos étudiants que pour Pluripass, l’UA et la Faculté de santé préciseraient très vite les nouvelles dates et les conditions d’organisation.